Die Ausnutzung vieler Funktionen der Suchdienste bedarf einer Erläuterung von Syntax und Funktionsweise der Dienste. Dazu sind Hilfeseiten, Beispielsuchen, Tutorials zur Verwendung des Suchdienstes und Dokumentationen geeignet. Sehr gut - und von vielen anderen Recherchesystemen für Endnutzer (z.B. auf CD-ROM) her bekannt - sind kontextsensitive Hilfen. Je nach der jeweiligen Aktion des Nutzers werden dabei verschiedene Hilfetexte angeboten, die sich auf die bei dieser Aktion möglichen Fragen und Probleme beziehen. Hilfreich sind ebenso unterschiedliche Hilfsangebote bei zu vielen, zu wenigen oder gar keinen Treffern.
Der größte Teil der Dienste stellt mehr oder weniger umfangreiche Hilfeseiten zur Verfügung. Sie beinhalten i.d.R. Hinweise zur Suchsyntax, z.T. bezogen auf das jeweilige Suchformular (einfache Suche, erweiterte Suche), oft auch zu einzelnen Funktionen (z.B. Refine bei Alta Vista, More like This bei Excite) und teilweise zur Interpretation der Ergebnisse. Kontextsensitive Hilfeangebote sind jedoch nur bei wenigen Diensten, wie Alta Vista und Infoseek, zu finden und auch dort nicht für alle Funktionen. So bietet Alta Vista spezielle Hilfeseiten für Simple Search, Advanced Search und die Refine-Funktion an, nicht jedoch für die Deutung der Suchergebnisse.
Besonders ergebnislose Suchen liegen oft in falscher Anwendung der Syntax begründet. Die meisten Dienste lassen den Nutzer mit dieser Problematik allein oder geben sehr nichtssagende Kommentare (HotBot: "Sorry-- your search yielded no results. You might want to revise your search query and try again."). Tips zur Modifizierung und Interpretation der Ergebnisse sowie Hinweise zu alternativen Suchstrategien oder möglichen Syntaxfehlern, die abhängig von den Ergebnismengen angeboten werden, finden sich von den großen Suchdiensten nur bei Infoseek. Dieser Dienst bietet spezielle Hilfeseiten mit Hinweisen zur Veränderung der Suche, besserer Ausnutzung oder richtiger Anwendung der Syntax und der Suchfunktionalitäten bei zu wenigen, zu vielen bzw. keinen Treffern.
Ein sehr hilfreiches Beispiel von Hilfeangeboten ist bei SOSIG zu finden. Dieser Dienst verweist bei zu vielen (mehr als 100) oder keinen Treffern auf die Benutzung seines Thesaurus. Bei Verwendung des Thesaurus werden für jeden Suchbegriff ähnliche, über- oder untergeordnete Begriffen angeboten.
Abbildung 12: Thesaurus in SOSIG bei einer Suche nach "information theory" (Stand: 22.1.1998)
Als Hilfe im weiteren Sinne kann auch die Dokumentation eines Dienstes angesehen werden. Sie sollte Informationen über die Größe des Dienstes, seine Funktionsweise, die verwendeten Methoden des Relevanzrankings der Ergebnisse und evtl. weitere Hintergrundinformationen zur eingesetzten Hard- und Software enthalten. Die meisten kommerziellen Suchdienste bieten keine oder wenig aussagekräftige Dokumentationen über die Funktionsweise ihrer Dienste an. Sind solche vorhanden, tragen sie eher Werbecharakter als daß sie zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit der Dienste hilfreich wären. Konkrete Informationen werden aus Konkurrenzgründen zurückgehalten. Oftmals fehlen auch aussagekräftige Informationen über die Suchergebnisse (verwendete bzw. tatsächlich in den jeweiligen Dokumenten enthaltene Suchbegriffe, Treffermengen für die einzelnen Begriffe etc.). Bessere Dokumentationen bieten Suchdienste, die im Rahmen von Forschungsprojekten entstanden sind oder von öffentlichen Trägern angeboten werden. Das trifft auf den größten Teil der fachspezifischen Suchdienste zu.
